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Piano Ferie: qualche dato a due anni dal lancio

A metà 2016 la Fondazione ha coinvolto i dipendenti per trovare una soluzione condivisa e partecipata che potesse governare la continua crescita del monte ferie annuo non goduto dal personale. Il processo ha portato alla definizione di tre possibili piani di gestione/rientro e all'assegnazione di obiettivi annuali individuali. A distanza di quasi due anni dall'avvio della sperimentazione i dati  confermano una progressiva riduzione del monte ferie non goduto e dei relativi costi per la Fondazione.

Come si giunti alla decisione di adottare un piano di gestione delle ferie?
In realtà non abbiamo adottato un piano ferie per tutti - spiega Paolo Lubrano, program manager del piano ferie in FBK -. Abbiamo adottato una soluzione che prevede un piano ferie formale solo in alcune condizioni. In questo momento meno di trenta persone su oltre cinquecento hanno un piano ferie formale, quello che chiamiamo regime “vincolante”.
La decisione di adottare questa soluzione nasce dalla necessità di ridurre e tenere sotto controllo il monte ferie. La situazione delle ferie in Fondazione era poco governata ed il monte ferie non goduto è stata sempre una voce con un peso importante sui bilanci. Parliamo di cifre superiori al milione di euro, per un volume pro capite di poco superiore ai 2.500 euro. Dopo alcuni tentativi, poco riusciti, di indirizzare il fenomeno con attività di sensibilizzazione e corresponsabilizzazione, nel 2016 si è deciso di coinvolgere la comunità di FBK per elaborare una soluzione partecipata che potesse essere capita e condivisa da tutti.

Cosa è stato fatto esattamente?
Nel 2016 volevamo adottare delle chiusure della Fondazione per indirizzare in parte il problema. Abbiamo cercato i giorni più adatti con un questionario, ma le chiusure non sono state ritenute una soluzione adeguata. Si è deciso quindi di aprire il processo decisionale a tutto il personale della Fondazione. È stato fatto un gran lavoro utilizzando la piattaforma Loomio che ha coinvolto la comunità di ricercatori della Fondazione ed il personale amministrativo.
È stato un momento utile per chiarire alcuni aspetti, capire dinamiche ed esigenze e per cercare insieme una soluzione condivisa. A partire dalla volontà di trovare una soluzione alternativa alla chiusura obbligatoria delle sedi della Fondazione, esigenza che è si è manifestata con forza e che è stata accolta.

In cosa consiste la soluzione adottata?
Per quanto riguarda la gestione delle ferie è stato fissato in un massimo di 8 il numero di giorni di ferie non fruiti e da poter portare all’anno successivo.
Sulla base di ciò, tenendo conto della situazione pregressa e di altri fattori, è quindi stato assegnato a tutti un obiettivo personale annuale e sono stati definiti tre diversi regimi di pianificazione delle ferie (standard senza piano formale, piano “light” e piano “vincolante”) da adottare in base al raggiungimento o meno dell’obiettivo individuale.

Qual è la situazione oggi?
I dati ci dicono che il sistema sta funzionando.
Ad inizio 2018 due persone su tre hanno una situazione ferie regolare e hanno rispettato gli obiettivi. Solo il 5% del personale è in piano vincolante.
Il volume complessivo del monte ferie è diminuito, ma non molto. In realtà questo dato risente dell’aumento del personale che è passato da 414 a 484 dipendenti principalmente per l’incorporazione di Create-Net. Per questa ragione è meglio considerare il monte ferie pro capite. In media si è passati da un riporto di 12,83 giorni pro capite nel 2016 ai 10,88 giorni a fine 2017. Dai 2.500 euro pro capite del 2015 siamo passati a meno di 2.000 euro pro capite oggi.
Circa un terzo dei dipendenti (il 67%) ha raggiunto l’obiettivo e non ha un piano di rientro, poco più di un quarto (il 28%) non ha raggiunto l’obiettivo per la prima volta ed affronta una pianificazione “light”. Meno di un dipendente su venti (5%) affronta la pianificazione “vincolante” non avendo raggiunto il proprio obiettivo negli ultimi due anni.

Criticità o considerazioni particolari?
Direi che la soluzione sta raggiungendo i suoi obiettivi. La maggior parte del personale si organizza autonomamente per tenere sotto controllo il proprio monte ferie. Non abbiamo chiusure e il monte ferie complessivo e pro capite diminuisce. Gli interventi di maggiore controllo e minore autonomia sono mirati sui singoli dipendenti con più difficoltà.
Osservando le caratteristiche del monte ferie individuale mi fa particolarmente piacere constatare che non si registrano particolari differenze di genere. Questo risultato non è dovuto solo alla soluzione adottata, ma indica che le politiche di genere nel loro complesso funzionano.
Si riscontra invece una certa difficoltà nel raggiungere l’obiettivo da parte del personale messo a disposizione dalla PAT, probabilmente a causa dell’anzianità aziendale e per l’assenza di neoassunti PAT da diversi anni.
Proprio i neoassunti e il personale con anzianità più bassa riescono a gestire al meglio la propria situazione, mentre ai livelli di inquadramento superiori si hanno maggiori difficoltà e pertanto è necessario un piano di rientro “pluriennale.
In conclusione, però, ciò che tengo a precisare e rimarcare è che l’obiettivo di quanto proposto dal gruppo di lavoro non è l’azzeramento del monte ferie alla fine dell’anno, ma quello di limitare il riporto personale ad una quantità accettabile, definita appunto in otto giorni.
Si è partiti dalla volontà di responsabilizzare le persone e di non impattare su coloro che avevano ed hanno una situazione delle ferie regolare. E si è agito e si agisce tenendo conto delle esigenze di tutti e di eventuali casi particolari, con flessibilità quando necessario.
Il lavoro avviato ha iniziato a dare i primi risultati e l’auspicio è che gradualmente si porti il monte ferie complessivo entro limiti adeguati e non gravosi per la Fondazione.
Colgo infine l’occasione per ringraziare tutte le persone che hanno modificato il modo di lavorare per considerare questo aspetto e raggiunto i risultati richiesti. So che per molti non è stato banale.

 
Monte ferie, la relazione e i dati

 


Monday, 28 May 2018